Ondanks snapchat, twitter, instagram en facebook is de e-mail nog steeds het meest gebruikte communicatiemedium van onze tijd. De e-mail vervangt de brief als communicatiemiddel van zowel instellingen als individuen. Het bewaren van de correspondentie van beleidsmakers, ministers, schrijvers, erfgoedinstellingen, kunstenaars, architecten, onderzoekers is om vele redenen van groot belang. Voor waarheidsvinding en de transparantie van onze democratie, maar ook vanuit cultureel-historisch perspectief is het van grote waarde om e-mailwisselingen van bijvoorbeeld schrijvers of andere invloedrijke personen te kunnen bewaren en te kunnen publiceren.
Een taak die relatief eenvoudig lijkt, blijkt toch verassend ingewikkeld te zijn. Alle mogelijke uitdagingen van praktische en beleidsmatige kant steken hier de kop op. E-mailberichten ondergaan zoveel processen van creatie tot bewaring, en kennen zoveel variaties van bijlagen, dat ze technisch moeilijk te vangen zijn; ze bevatten een hoeveelheid persoonlijke en gevoelige gegevens waardoor het ook juridisch complex is; en we hebben er héél veel van. Hoewel er al lang voorspelt wordt dat de e-mail verdwijnt, blijft onze inbox alsmaar groeien. Naar schatting met zo’n 250 miljard per dag wereldwijd. Hoe kunnen we berichten behouden die er echt toe doen en hoe filteren we spam hieruit? Gecompliceerder wordt het ook nog eens wanneer het gaat om privacygevoelige e-mails of e-mails van organisaties die opereren aan de randen van onze samenleving. En hoe stellen we dit dan weer beschikbaar ten behoeve van de gebruiker?
Deze sessie gaat in op de verschillende aspecten van e-mailarchivering, de problematiek die daarmee gemoeid is, maar ook op de aanpak en mogelijke oplossingen. Hoe vinden we onze weg in een bijna grenzeloze hoeveelheid informatie en wat zijn de grenzen van wat we kunnen en mogen? Hoe kan automatisering ons daarbij helpen? Welke (nieuwe) kennis hebben we daarvoor nodig? En hoe kunnen we van elkaar leren en deze uitdaging gezamenlijk aangaan?